1、首先，把嘉宾或重要代表安排好。该送的送，另有安排的如参观考察等要做好和接待方的跟踪联络。
2、二，把灯光音响绿植鲜花等，该清的清，该和场地方做交接的做交接。
3、三，如会议带有小规模展览展示的，也要清理好，不要破坏场地，有些场地不是花钱就能用的，要和场地方打好关系。
4、四，媒体的报道要跟踪并确认，会议的影响就要靠媒体第一时间报道出去，时间长了，就没啥效果了。
5、五，和赞助商的承诺，有在会后的要确保落实。
6、六，会上的ppt稿件、摄影等要尽快整理出总结性材料，给政企学研各方备索，或出宣传片等，为下届作准备 。
7、七，还有要准备做后会后调研工作。写好总结，为下届铺路。
8、八，会上可能还有一些资源需要整合，考虑结合本身资源是否能对资源进行二次开发。